7 manières d’améliorer sa productivité au travail

Vous avez parfois l’impression de ne pas exploiter votre temps de travail de la manière la plus efficace? Vous aimeriez savoir comment travailler de manière plus productive?

Le rêve de tout employeur est d’optimiser le rendement de ses salariés. C’est pourquoi les employés les moins productifs peuvent parfois passer à côté de belles opportunités pour le développement de leur carrière.

La productivité implique d’effectuer le plus de tâches possibles dans un intervalle de temps donné, avec un résultat optimal. Il s’agit donc de fournir le meilleur de vos compétences de manière satisfaisante pour l’entreprise.

Dans cet article, vous allez découvrir 7 manières d’accroître votre productivité au travail, tout en réalisant le maximum de tâches en une journée.

1. Évitez des cumuls de tâches en même temps

Selon les résultats des études menées par l’Institut national de la santé et de la recherche médicale en France, le cerveau humain n’est pas multitâche. Vous n’êtes donc pas en mesure d’effectuer plusieurs tâches à la fois de manière efficiente.

Certains postes requièrent de cumuler des tâches, mais cela baisse parfois la productivité générale. Accomplir plusieurs actions en même temps ne fera que vous distraire, réduire votre concentration et cela jouera sur votre rendement global. Terminez la tâche en cours avant de vous lancer dans la mission suivante.

2. Planifiez votre emploi du temps à la veille

Avant de clôturer votre journée de travail, faites une liste des tâches primordiales que vous devez boucler le lendemain. Il est vrai que parfois des tâches urgentes surviennent au cours de la journée, mais cela ne vous fera pas perdre des yeux vos priorités.

Un planning bien organisé et précis vous aidera à être plus objectif et concentré. Aussi, vous économisez du temps et jouissez de la satisfaction d’un travail bien fait au quotidien.

3. Déléguez des tâches à d’autres personnes

De nos jours, les entrepreneurs connaissent tous l’intérêt de la délégation de tâches. Cependant, il n’est pas toujours facile de lâcher prise. En effet, on a souvent le sentiment que certaines tâches ne peuvent être bien réalisées que par soi-même.

Toutefois, pour atteindre des résultats plus satisfaisants et assurer la croissance d’une entreprise, il est primordial de déléguer des tâches à des collaborateurs. Si vous êtes entrepreneur, le secret est de former du personnel et de déléguer. Il vous suffit alors de superviser le travail de vos équipes pour booster la productivité.

Vous pouvez faire l’usage de logiciels de gestion de tâches comme AirTable, TeamWork, ou encore Trello.

4. Faites une pause de temps en temps

Pour maintenir son taux de productivité au maximum, il est important de prendre quelques minutes pour souffler, et ce, de manière régulière. Le mieux serait de prendre une pause après l’accomplissement d’une tâche précise.

Pendant votre pause, vous pouvez par exemple marcher dans la rue, aller prendre un café, discuter avec des collègues, passer un coup de fil, etc. L’idée est de vous changer les idées et de favoriser la circulation sanguine. Après une bonne pause, vous pourrez retourner au travail avec une toute nouvelle énergie.

Évitez cependant des pauses trop régulières ou trop longues, car elles pourraient vous démotiver et vous empêcher d’atteindre vos objectifs.

5. Évitez de vous laisser distraire

Même si les distractions semblent inévitables, vous ne devez pas vous laisser entraîner dans le jeu. Si par exemple vous travaillez sur un projet sérieux, n’hésitez pas à fermer votre porte ou à mettre votre téléphone sur silencieux. Avisez tout de même vos collègues par politesse si vous travaillez au bureau.

Dans le cas où vous travaillez à la maison, les distractions peuvent être plus importantes et plus difficiles à gérer. Créez-vous un espace bureau où personne ne peut vous déranger et concentrez-vous sur les tâches à accomplir.

Évitez d’aller sur les réseaux sociaux pendant vos heures de travail. Vous pourrez y passer plusieurs minutes sans vous en rendre compte et perdre le fil des idées.

6. Compresser les fichiers PDF pour un transfert plus rapide

Il est important de réaliser des gains de temps surtout quand l’on travaille en distanciel. Il faut souvent envoyer de gros fichiers à ses collaborateurs et cela peut prendre de longues minutes, voire des heures.

Pour accélérer le transfert des fichiers numériques, convertissez-les en PDF. Si vous avez des fichiers PDF trop volumineux, utilisez Adobe Compress. En utilisant cet outil, vous pouvez réduire la taille de vos fichiers pdf en ligne et en quelques clics. Cela vous fait gagner énormément de temps et d’énergie.

7. Fixez des heures raisonnables de travail

Selon les études réalisées par Science Direct sur la productivité, les firmes qui fixent trop d’heures quotidiennes de travail se retrouvent avec des employés moins productifs. Il est préférable de travailler en moyenne 6 heures par jour pour maintenir le niveau de productivité au top. Aussi, le personnel a tendance à être plus productif en travaillant dans la matinée, après le réveil.

Ensuite, vous devez déterminer une durée moyenne pour chaque tâche et essayer de la réaliser le plus rapidement possible, tout en gardant le meilleur niveau de qualité.

8. Rangez et organisez votre bureau

Pas besoin d’être une “fée du nettoyage” pour savoir qu’un espace de travail en désordre n’est pas idéal pour travailler. Un bureau organisé fait vraiment la différence quand il faut fournir de bonnes performances de travail.

L’organisation ne se limite pas seulement au rangement du bureau. Cela concerne aussi bien la couleur de la pièce, l’aération, le type d’éclairage choisi, les accessoires, la technologie, etc.

Soyez créatif et donnez à votre bureau, l’apparence qui vous inspire. Utilisez des applications qui vous facilitent la vie et l’organisation de votre espace personnel.

Votre esprit sera plus clair et serein une fois que vous aurez rangé tous vos documents selon des codes précis. Ainsi, vous gagnerez en temps quand il faudra rechercher un dossier. Vous serez donc moins embrouillé et plus concentré sur une tâche à accomplir à un moment déterminé. Cela améliorera grandement votre niveau d’activité et vous rendra plus productif.

En résumé

La productivité au travail consiste à mettre à profit son temps et ses compétences professionnelles de la manière la plus rentable et efficace possible. Pour être plus productif, vous devez:

  1. Eviter de cumuler des tâches en simultané
  2. Organiser votre planning à l’avance
  3. Déléguer les tâches
  4. Faire des pauses régulières
  5. Être concentré sur son travail
  6. Compresser les fichiers PDF avant leur transfert
  7. Travailler à des heures bien réfléchies
  8. Ranger son espace de travail.

Pour de meilleurs résultats au travail, évitez également de consommer des aliments trop riches ou pas assez équilibrés.

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